Digitalizace faktur a dokumentů
Digitalizace faktur a dokumentů šetří firmám čas i peníze. Díky automatizovanému systému Timesaver můžete zrychlit a zpřehlednit celý proces schvalování i archivace.
Mějte své dokumenty a faktury pod kontrolou
Jedním z hlavních benefitů tohoto nástroje je jeho schopnost přizpůsobit se individuálním potřebám firem a vytěžování i atypických dokumentů a faktur. To znamená, že každá organizace může nastavit svá vlastní pravidla a parametry, aby dosáhla optimálního vytěžování a ušetřila tak náklady a čas za tuto rutinní práci.
Víte, že
Digitalizace faktur a dokumentů umožňuje firmám zjednodušit a urychlit procesy, jako je vytváření, distribuce a archivace dokumentů. To vede k výraznému snížení času potřebného k vyřizování administrativy a umožňuje zaměstnancům věnovat se důležitějším úkolům.
Vytěžování dokumentů a faktur na dosah ruky?
Připravte svůj podnik na digitální budoucnost. Společně najdeme řešení, jak vám může digitalizace faktur a dokumentů pomoci.
Vytěžování faktur
Tento nástroj se zaměřuje na tzv. „vytěžování„. Umí jednotlivé hodnoty na faktuře přiřadit konkrétnímu parametru. Např. datumy, částky, rozpis DPH apod.
Stejně tak je možné připravit zakázkové vytěžování specifických dokumentů – objednávky, dodací listy, zálohy atd. Vytěžená data pak lze propojit s účetním nebo jiným systémem a dokonce je nejrůznějším způsobem kombinovat či zpracovávat. Vše maximálně automaticky, elektronickou formou a s možností dálkového přístupu.
Vytěžování dokumentů
Nástroj pro „vytěžování“ obecných dokumentů. Umí definovaná pole dokumentů převádět na hodnoty a dále s nimi databázově pracovat. Je tak možné připravit zakázkové vytěžování specifických dokumentů – smlouvy, objednávky, technické listy, výkazy atd. Vytěžená data pak lze propojit s informačním systémem a dokonce je nejrůznějším způsobem kombinovat či zpracovávat v rámci odvádění výroby. Vše maximálně automaticky, elektronickou formou a s možností dálkového přístupu.
Urychlením firemních procesů ušetřila firma Staněk 1.224.000 Kč za rok.
Kontaktujte nás a společně najdeme to nejlepší řešení.
Digitální archiv dokumentů
Digitalizace archivu dokumentů vám zajistí jednodušší a efektivnější orientaci v dokumentaci celé firmy. Týká se veškerých nezbytných firemních dokumentů: smlouvy, nařízení, vyhlášky. Veškeré dokumenty navíc budou na jednom místě – přístupné kdykoliv a odkudkoliv. Ušetříte tím místo v kanceláři a díky rychlosti a jednoduchosti zakládání navíc snížíte personální náklady.
Workflow a schvalování dokumentů
Jde o praktický nástroj, který zdigitalizované dokumenty posílá do schvalovacího a připomínkovacího oběhu a zajistí jejich přehlednou evidenci. Zakázkově lze připravit i ty nejsložitější schvalovací procesy vč. digitálních podpisů. Díky tomu zefektivní samotný oběh dokumentů a urychlí jejich distribuci potřebným kompetentním osobám. Vše jednoduše, elektronickou formou s možností ukládání na vlastním úložišti.
Časté dotazy
Co znamená digitalizace faktur a dokumentů v systému TimeSaver?
Digitalizace faktur a dokumentů v TimeSaveru znamená automatizované zpracování, schvalování a archivaci dokumentů v elektronické podobě. Systém nahrazuje ruční práci s papíry a e-maily a umožňuje mít všechny dokumenty přehledně na jednom místě s online přístupem.
Umí systém zpracovávat i atypické faktury a dokumenty?
Ano. TimeSaver je navržen tak, aby bylo možné jej přizpůsobit individuálním potřebám firmy.
Kromě běžných faktur dokáže po nastavení a natrénování vytěžovat i atypické dokumenty, jako jsou objednávky, dodací listy, smlouvy nebo technické podklady, a přiřazovat jejich data k předem definovaným parametrům.
Jak funguje vytěžování faktur a dokumentů?
Systém automaticky rozpoznává a vytěžuje klíčové údaje z dokumentů, například data, částky, rozpis DPH nebo další specifická pole. Vytěžená data lze následně propojit s účetním nebo informačním systémem a dále automaticky zpracovávat bez nutnosti ručního přepisu.
Lze digitální dokumenty napojit na schvalovací procesy?
Ano. TimeSaver umožňuje nastavit workflow schvalování dokumentů podle potřeb firmy, včetně vícestupňových schvalovacích procesů a digitálních podpisů. Dokumenty jsou automaticky směrovány ke kompetentním osobám, což výrazně urychluje jejich oběh a schválení.
Jaké přínosy má digitální archiv dokumentů?
Digitální archiv umožňuje rychlé vyhledávání, bezpečné ukládání a dlouhodobou archivaci všech firemních dokumentů. Dokumenty jsou dostupné odkudkoliv, bez nutnosti fyzického archivu, což šetří místo, čas i personální náklady a zvyšuje přehlednost celé dokumentace.
